RESOLUÇÃO Nº 055 DE 26 DE OUTUBRO DE 2000
PROCESSO Nº 138/99 - CLASSE 11
RELATOR: Des. SEBASTIÃO TEIXEIRA CHAVES
INTERESSADA: JUSTIÇA ELEITORAL

 

Institui no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral e das Zonas Eleitorais de sua jurisdição, o Programa de Gestão de Documentos.

 

                              O Egrégio TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE RONDÔNIA, considerando o disposto no art. 216, § 2º da Constituição Federal e na Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, e com base no art. 207 do seu Regimento Interno, resolve aprovar a seguinte

 

RESOLUÇÃO

 

Art. 1º. Passa a ser adotado no âmbito deste Tribunal e das Zonas Eleitorais de sua jurisdição, o Programa de Gestão de Documentos.

§ 1º. Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento destes para guarda permanente.
§ 2º. A gestão de documentos é coordenada pela unidade de arquivo a qual é responsável pela avaliação documental, pela organização do acervo arquivístico e pelo acesso aos documentos sob sua guarda.
§ 3º. Para os efeitos desta Resolução, consideram-se documentos todos aqueles produzidos e recebidos pelo Tribunal e Zonas Eleitorais na execução das atividades administrativas e de apoio especializado.
§ 4º. Para fins de arquivamento, os documentos deste Tribunal e das Zonas Eleitorais classificam-se em:

I – correntes, assim entendidos os que estejam em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes;
II – intermediários os que não sendo de uso freqüente, por razões de interesse administrativo, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
III – permanentes os de conteúdo de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados;

§ 5º. Os documentos de guarda permanente deste Tribunal e das Zonas Eleitorais integram o fundo histórico da Justiça Eleitoral e deverão ser preservados adequadamente.

 

Art. 2º. Passam a ser adotados no âmbito deste Tribunal e das Zonas Eleitorais, o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.

Parágrafo único. Os prazos mencionados na Tabela de Temporalidade contam-se da data da produção do documento.

 

Art. 3º. Deverá ser formada uma Comissão Permanente de Avaliação Documental, composta pelo servidor responsável pelo Setor de Arquivo, e por servidores ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, entre estes, um representante de cada Secretaria, um da Diretoria Geral, um da Corregedoria Regional Eleitoral e um de uma Zona Eleitoral da Capital.

§ 1º. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental decidir, mediante prévia manifestação da Diretoria Geral:

I – quanto à alteração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade;
II – quanto ao sigilo de documentos destinados ao arquivo central, seu grau e tempo de duração, bem como cargos/funções ou áreas com permissão de acesso;
III – quanto ao descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades administrativas do Tribunal ou das Zonas Eleitorais.

§ 2º. Compete ainda à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I – propor regras de manutenção do acervo e de modernização e automatização dos arquivos setoriais e central;
II – orientar a aplicação da Tabela e dirimir possíveis dúvidas;
III – proceder à avaliação do valor legal dos documentos do arquivo e orientar o processo de seleção de documentos;
IV – aprovar o Termo de Eliminação de Documento elaborado pela unidade de arquivo do Tribunal;
V – acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos contemplados no Termo de Eliminação;
VI – propor a criação de Grupos Regionais de Gestão de Documentos no âmbito das Zonas Eleitorais, devendo para a composição serem observados, dentre outros, os seguintes critérios:

a) os servidores escolhidos serão preferencialmente os que tenham amplo conhecimento do acervo de documentos da Zona Eleitoral;
b) a escolha deverá recair em servidores de Zonas Eleitorais próximas entre si.

 

Art. 4º. A Comissão Permanente de Avaliação Documental reunir-se-á ordinariamente uma vez por ano para proceder à revisão periódica do Plano e Tabela ora aprovados, devendo ainda reunir-se extraordinariamente a qualquer tempo, quando convocada pelo Presidente, Secretário ou metade de seus membros.

Parágrafo único. A aprovação das alterações de que trata o caput deste artigo constará em ata a ser publicada na imprensa oficial.

 

Art. 5º. São condições essenciais para a Gestão de Documentos deste Tribunal e das Zonas Eleitorais:

I – padronização das espécies documentais adotadas na comunicação administrativa;
II – utilização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade;
III – gerenciamento da documentação produzida e recebida por meio de sistema integrado que contemple o cadastramento e a movimentação dos documentos;
IV – avaliação documental orientada à preservação das informações indispensáveis à administração desta Justiça Especializada e essenciais à cidadania e à memória nacional;
V – racionalização na produção de documentos;
VI – adoção de cronograma de transferência e de recolhimento de documentos para as unidades de arquivo intermediário e permanente;
VII – treinamento dos servidores envolvidos.

 

Art. 6º. Caberá ao Diretor-Geral zelar pelo cumprimento destas normas, fornecendo as condições materiais para a sua aplicação.

 

Art. 7º. A partir da publicação desta Resolução, quaisquer interessados poderão, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, manifestar-se quanto ao teor da referida tabela, requerendo o que for de direito.

§ 1º. Os requerimentos de que trata o caput deste artigo serão decididos pela Presidência do Tribunal no prazo de 10 (dez) dias.
§º 2º. Decorridos os prazos de que trata este artigo, a tabela será aplicada.

 

Art. 8º. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

 

Sala das Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Rondônia.

 

Porto Velho, 26 de outubro de 2000.

 

Des. SEBASTIÃO TEIXEIRA CHAVES – Presidente e Relator; Des. SÉRGIO ALBERTO NOGUEIRA DE LIMA – Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral.

MEMBROS:

Dr. SÉRGIO LEONARDO DARWICH – Jurista; Dr. CLÊNIO DE AMORIM CORRÊA – Jurista; Dr. BOAVENTURA JOÃO ANDRADE – Juiz Federal; Dr. FRANCISCO PRESTELLO DE VASCONCELLOS – Juiz de Direito; Dr. RADUAN MIGUEL FILHO – Juiz de Direito; Dr. FRANCISCO DE ASSIS MARINHO FILHO – .Procurador Regional Eleitoral

 

ANEXO I

ANEXO II

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Página da C.J.D.

 

- Publicado no Diário da Justiça nº 213 de 16/11/2000, p. 40/52.